Work From Home แนวทางการจัดการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพใหักับองค์กร

สถานการณ์การระบาดของโควิด-19 ที่ยังคงมีอยู่ในปัจจุบัน ส่งผลให้รูปแบบการใช้ชีวิตของประชาชน รวมถึงการทำงานของบริษัทและองค์กรต่างๆ เปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง

สำหรับหน่วยงานภาครัฐ สถาบันการศึกษา และอีกหลายองค์กร ซึ่งต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน ยกตัวอย่างเช่น นักเรียนนักศึกษาที่ต้องเปลี่ยนมาเรียนออนไลน์ นับว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ฉับพลันและมีความท้าทายต่อผู้ที่เกี่ยวข้องอย่างมาก เพราะอุปกรณ์และทักษะที่จำเป็นต้องใช้สำหรับการเรียนและการสอนในรูปแบบใหม่นี้ไม่ได้มีการเตรียมการและฝึกฝนไว้ล่วงหน้า ไม่เว้นแม้แต่ในภาคธุรกิจเอง ที่ปัจจุบันต้อง Work From Home (WFH) ซึ่งคนส่วนใหญ่มักจะคิดว่าภาคเอกชนน่าจะสามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงนี้ได้ดีกว่าภาครัฐ เพราะมีความได้เปรียบในการปรับตัวมากกว่า แต่ Blesssky Connexion (BX) เชื่อว่า หลายองค์กรก็ยังไม่สามารถพูดได้อย่างเต็มปากว่า ตนเองสามารถรับมือกับเรื่องนี้ได้เป็นอย่างดี

BX มีแนวทางให้คุณใช้พิจารณาเพื่อประเมินว่า มีอะไรอีกบ้างที่คุณสามารถทำเพิ่มเติมได้อีกเพื่อให้การ WFH ของพนักงานได้ประสิทธิผลไม่น้อยไปกว่าการทำงานจากออฟฟิศในรูปแบบเดิม และเราเชื่อว่าหากคุณเตรียมความพร้อมพื้นฐานให้กับพนักงานได้อย่างครบถ้วน ประสิทธิผลของการ WFH อาจจะมีมากกว่าการทำงานจากออฟฟิศก็เป็นได้

องค์ประกอบหลักที่องค์กรต้องคำนึงถึงในการจัดการทำงานออนไลน์ผ่านระบบคอมพิวเตอร์ (หรือที่เรียกกันติดปากว่า Work From Home) เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

1. ความสะดวกในการเคลื่อนย้าย (mobility)

ข้อนี้เป็นประเด็นสำคัญหลักของรูปแบบการ WFH เพราะแท้จริงแล้ว WFH คือการทำงานนอกพื้นที่ออฟฟิศ ซึ่งอาจจะหมายถึงร้านกาแฟ co-working space หรือเป็นสถานที่ใดก็ได้ที่เหมาะกับผู้ทำงาน

อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ใช้งานที่ออฟฟิศ ณ ปัจจุบัน เป็นแบบตั้งโต๊ะ (desktop) หรือแล็ปท็อป (laptop) คือคำถามแรกในการเริ่มวางแผนการจัดการ เพราะหากเป็นคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ การขนย้ายอุปกรณ์จะไม่มีความสะดวก อีกทั้งเครื่องคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะส่วนใหญ่ จะไม่ให้ระบบเชื่อมต่อแบบไร้สาย (WIFI) มากับตัวเครื่อง ซึ่งทำให้ไม่สามารถการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ นอกเสียจากจะใช้อุปกรณ์เสริม

ตรงกันข้ามหากเครื่องที่ใช้งานเป็นแล็ปท๊อป ความสะดวกที่ได้รับจะแตกต่างกันอย่างมาก BX แนะนำว่าหากคุณเป็นองค์กรที่เชื่อว่า WFH คือวิถีใหม่ในการทำงาน คุณจะกำหนดให้แผนการของออฟฟิศที่จะเปลี่ยนจากคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะเป็นเครื่องแล็ปท็อปอยู่ในลำดับต้นๆ ของรายการที่ต้องรีบดำเนินการ (ลดต้นทุนด้านอุปกรณ์ด้วยการเช่า คลิกเลย)

2. ประสิทธิภาพการเชื่อมต่อ (connectivity)

ปฏิเสธไม่ได้ว่าความเร็วของอินเทอร์เน็ตส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงาน หากที่พักของพนักงานมีระบบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ดี ก็จะช่วยให้การ WFH ในรูปแบบที่ต้องมีการสื่อสารและทำงานร่วมกับผู้อื่นสามารถเป็นไปได้อย่างราบรื่น

สำหรับการใช้งานเครื่องแล็ปท็อป หากที่พักได้มีการติดตั้งระบบอินเทอร์เน็ตไว้แล้วก็จะค่อนข้างสะดวก เพียงแค่เชื่อมต่อผ่านระบบไร้สาย (WIFI) ก็สามารถเริ่มใช้งานได้ทันที่ แต่หากเป็นการใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ อุปกรณ์ที่เรียกว่า WIFI USB ก็จะเป็นอุปกรณ์ที่มีความจำเป็นเพื่อจะทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถใช้งานอินเทอร์เน็ตไร้สายได้ นอกเสียจากมีการวางระบบ LAN จากอุปกรณ์ที่เรียกว่า Internet Router มาที่เครื่องคอมพิวเตอร์ไว้เรียบร้อยแล้ว ซึ่งวิธีนี้อาจจะเป็นทางเลือกที่ไม่สะดวกนักสำหรับพนักงาน

ในกรณีที่ที่พักของพนักงานไม่ได้มีการติดตั้งระบบอินเทอร์เน็ตไว้ การเชื่อมต่อผ่านระบบเครือข่ายมือถือ ซึ่งสามารถเชื่อมต่อได้ทั้งแบบ WIFI หรือเชื่อมต่อผ่านสาย USB เพียงแค่แชร์ WIFI Hotspot จากมือถือมาสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ก็เป็นวิธีที่ใช้การได้ แต่ข้อด้อยของทางเลือกนี้คือ ความเร็วที่ได้จากการเชื่อมต่อจะไม่เสถียร เนื่องจากตัวแปรคือจำนวนผู้ใช้งานมือถือที่ใช้เสาสัญญาณร่วมกัน หากจำนวนผู้ใช้งานน้อย สัญญาณที่ได้ก็จะเร็ว กลับกันหากจำนวนผู้ใช้งานมีจำนวนมาก สัญญาณก็จะช้า และยิ่งเครื่องมือถืออยู่ห่างจากเสาสัญญาณมากเท่าใด โอกาสที่สัญญาณจะมาถึงเครื่องมือถือก็จะน้อยลงเท่านั้น จนอาจจะส่งผลให้เกิดความไม่สะดวกในการทำงาน

3. การปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่น (interaction)

พนักงานต้องทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานในเวลาเดียวกัน และต้องใช้ทรัพยากรระบบที่สำนักงานหรือไม่ หากพิจารณาจากลักษณะการใช้งานดังกล่าว สามารถแบ่งกลุ่มผู้ใช้งาน และการเตรียมความพร้อมได้ 3 แบบ

แบบแรก เป็นการทำงานในลักษณะแยกเดี่ยว ผู้ทำงานไม่จำเป็นต้องสื่อสารตอบโต้กับผู้อื่น เช่น งานประเภทนักเขียน หรืองานออกแบบ ไม่ต้องมีการประชุมกับผู้ร่วมงาน เนื้องานถูกสร้างจากบุคคลเดียว การจัดการลักษณะนี้สามารถทำได้โดยง่าย เพียงแค่ใช้อินเทอร์เน็ตเชื่อมต่อเฉพาะเวลาสืบหาข้อมูลหรือต้องการส่งงานเท่านั้น

แบบที่สอง สำหรับผู้ทำงานที่ต้องทำงานร่วม ประชุม หรือพูดคุยตอบโต้กับผู้อื่น รวมทั้งใช้งานอินเทอร์เน็ตและบริการในรูปแบบต่างๆ ยกตัวอย่างเช่น

• ส่งเมล์ผ่าน Gmail, Microsoft365 หรืออื่นๆ
• ใช้งานไฟล์ผ่าน Google Drive, OneDrive, Sharepoint หรืออื่นๆ
• ประชุมหรือพูดคุยกับทีมผ่าน Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Zoom หรืออื่นๆ

กรณีนี้ผู้ทำงานจำเป็นต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่มีความเร็วที่สูงกว่าแบบแรก เพื่อให้การสื่อสารที่มีทั้งภาพและเสียงเป็นไปอย่างไม่ติดขัด

แบบที่สาม สำหรับผู้ทำงานที่ต้องเข้าใช้งานทรัพยากรจากออฟฟิศ เช่น ต้องมีการเปิดใช้งานระบบ ERP หรือต้องเปิดบิลสั่งของ ส่ง e-mail ซึ่งเซิร์ฟเวอร์ที่ให้บริการระบบต่างๆ เหล่านี้ติดตั้งอยู่ที่ออฟฟิศ ทำให้ไม่สามารถเรียกใช้งานผ่านระบบอินเทอร์เน็ตปกติได้ กรณีนี้ต้องมีรูปแบบการเชื่อมต่อผ่านอินเทอร์เน็ตที่มีความปลอดภัยสูงเพื่อเข้าใช้งานทรัพยากรต่างๆ เรียกการเชื่อมต่อลักษณะที่เรียกว่า VPN (virtual private network)

การเชื่อมต่อ VPN โดยปกติคุณจำเป็นต้องติดตั้งอุปกรณ์ Firewall เพิ่มเติม (กรณีที่ยังไม่มี) สำหรับทำหน้าที่เป็นเครื่องรอรับการเชื่อมต่อจากเครื่องคอมพิวเตอร์ของพนักงานกลับเข้ามาที่สำนักงาน และอุปกรณ์ Firewall จะควบคุมให้การเข้าถึงได้เฉพาะส่วนที่อนุญาตเท่านั้น เพื่อให้มั่นใจว่าการใช้งานจากภายนอกถูกควบคุมเท่าที่จำเป็น ป้องกันปัญหาการโจมตีของกลุ่มแฮกเกอร์

WFH มีข้อดีที่เด่นชัดคือ พนักงานสามารถรักษาระยะห่างระหว่างกัน เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่จะติดเชื้อจากการสัมผัส หรือการอยู่ร่วมกันในพื้นที่จำกัด นอกจากนี้ยังลดค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการเดินทางได้อีกด้วย แต่ในขณะเดียวกัน WFH ก็มีอุปสรรค ซึ่งหากคุณมีการวางแผนการจัดการอย่างเหมาะสม อาจจะส่งผลให้การทำงานของพนักงานบางส่วนดีขึ้นกว่าการทำงานจากออฟฟิศก็เป็นได้

ให้ BX มีส่วนในการทำให้การเตรียมการ WFH ขององค์กรของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โทรฯ หาเราเพื่อปรึกษา หรือขอข้อมูลเพิ่มเติมได้วันนี้ที่ 02-6798877 หรืออีเมล sales@blesssky.com